Business Letter Format for Bank Written Exam

Focus Writing: Business Letter
Content Protection by DMCA.com

Business Letter Format for Bank Written Exam. Business Letter যে কোন ব্যাংকের রিটেন পরীক্ষার এক অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ- যা মোটামুটি-ভাবে ১৫টি মার্কস বহন করে। একটু সতর্ক হলে এবং Standard Business Letter Format সম্পর্কে ক্লিয়ার ধারণা থাকলে এই ১৫ মার্কস থেকে তো ১২ পাওয়া আপনার জন্য ইজি ব্যাপার।

© Business Letter ‍And L/C(Letter of Credit)
যেহেতু অনেকেই আমাদের মেইল করেছেন যে, Business Letter কীভাবে লিখতে হয় ও এলসি কিভাবে খুলতে হয়, অর্থাৎ, ব্যাংকে এলসি খোলার আবেদন পত্রটা কেমন ভাবে লিখতে হবে সে সম্পর্কে জানতে চেয়েছেন, সেহেতু একটা Standard Business Letter হিসেবে এলসি খোলার আবেদন পত্রটাই লিখে দেয়া হল ,মনোযোগ দিয়ে পুরোটা দেখে নিন , না হলে বুঝতে পারবেননা।

শুরু করার আগে একটা কথা না বললেই নয়, Business Letter এর Standard Format নিয়ে যত পড়াশোনা করেছি, যাচাই-বাছাই করেছি, তাতে এই পোস্টে আলোচিত Format টাই আমার কাছে যুক্তিযুক্ত এবং To the Point মনে হয়েছে। আপনাদের মতাদর্শ ভিন্ন হতে পারে। তবে আশাকরি, আপনারাও একমত হবেন যে, এটাই Standard Business Letter Format.

এটা কেন Standard Business Letter Format একটা মাত্র কারণ বলিঃ কারও কাছে কোন Letter আসলে সে প্রথমে দেখে কে দিয়েছে, তারপর দেখে কত তারিখে দিয়েছে, তারপর দেখে কাকে দিয়েছে, তারপর দেখে কোন বিষয়ে লিখেছে।

ব্যাংক রিটেনের Business Letter Format, Business Letter অনেকভাবে লেখা যায়। তবে ব্যাংকের রিটেন পরীক্ষায় সাধারণত দুই ধরণের Business Letter আসতে দেখা যায়। যেমনঃ

১. Institution to Person
২. Person to Institution

১. Institution to Person এই টাইপের Business Letter সাধারণত প্রতিষ্ঠানের প্যাডে লেখা হয়।

I. পরীক্ষার খাতায় আপনি প্যাডটি তৈরি করে দিতে পারেন এভাবে-

জনতা ব্যাংক লিমিটেড
জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা
১১০, মতিঝিল, বা/এ
ঢাকা-১০০০
ফোন:০২-৮৯৬৫৪ ইমেইল: [email protected]

সূত্র: জেবিসিবি/ এলসি/মইন/২০২০-৩৩                                                       তারিখ: ২৯/০৫/২০২০

[ব্যাখ্যা: সূত্রটি আসলে পরবর্তীতে চেনার জন্য Meaningful যেকোন কিছুই হতে পারে। এখানে জনতা ভবন কর্পোরেট শাখাকেই সংক্ষেপে জেবিসিবি লিখেছি। যেহেতু এলসি বিষয়ক তাই এলসি লিখেছি। যিনি এলসি খুলবেন তার নাম লিখেছি। ২০২০ হচ্ছে এলসি খোলার বছর। ৩৩ হচ্ছে ২০২০ সালের ৩৩ নম্বর এলসি। আর তারিখটা হবে Business Letter ইস্যুর তারিখ।

II. যাকে প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে Business Letter লেখা হচ্ছে তার পূর্ণাঙ্গ ঠিকানা। যেমন-

মোঃ সজীব
২১/১২ কাওরান বাজার
ঢাকা

III. সংক্ষেপে বিষয় শিরোনাম দিয়ে লেখা। যেমন-

বিষয়: এলসি সম্পর্কিত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস সরবরাহ প্রসঙ্গে।

IV. সম্বোধন করা। এক্ষেত্রে কমা (,) ব্যবহার না করে কোলন (:) ব্যবহার করবেন। তবে কমা (,) এর ব্যবহার প্রচলিত। যেমনঃ

Dear Mr. Sajeeb:

V. বডি। যদি Mr. Sajeeb আগেই এলসি খোলার আবেদন করে থাকে তাহলে সেই আবেদনের reference দিয়ে শুরু করবেন। যেমনঃ

In reference to your letter dated 29/08/2020 … … …

বডিতে আপনি প্রয়োজনীয় সংখ্যক প্যারা করতে পারেন – কোন সমস্যা নাই।

তবে শেষ প্যারাটি হবে আপনার Concluding Para. এই প্যারাতে আপনি আসলে কী চান বা কী করতে হবে তা জানিয়ে শেষ করতে হবে। যেমনঃ

Under the circumstances, you are advised to send the required documents and help us to finish the procedure of opening the L/C.

VI. Business Letter টির Concluding Para লেখার পর প্রয়োজন অনুযায়ী লিখুন-

Sincerely, / ধন্যবাদান্তে, / আপনার বিশ্বস্ত, – ইত্যাদি।

VII. Sincerely, / ধন্যবাদান্তে, / আপনার বিশ্বস্ত, – এর কেবলই নিচে সিগনেচার দিবেন। সিগনেচারের নিচে আপনার পুরো নাম, ডেজিগনেশন ইত্যাদি দিবেন।

VIII. ‘ছ’ অংশ শেষ হয়ে যাওয়ার পর, আপনি যদি Mr. Sajeeb কে কোন Attachment পাঠাতে চান তাহলে তা ক্রমানুসারে উল্লেখ করে দিবেন। যেমনঃ

Attachment:

1.
2.

IX. যেহেতু এটা একটা Business Letter, আপনাকে এই লেটারটির সিসি (কার্বন কপি) সংশ্লিষ্ট আরো দুয়েকটা ডিপার্টমেন্টে পাঠানো লাগতে পারে। সেক্ষেত্রে, Attachment এর নিচে এভাবে লিখুন-

CC/অনুলিপি:

1. Designation, Dept No, Full Address.
2.

আপনি চাইলে খাম দিতেও পারেন, নাও পারেন। কারণ, এখন Business Letter ইমেইলেও দেয়া হয়। তাই খাম দেয়াটা আবশ্যক নয়।

এ তো গেল Institution to Person Business Letter। এবার আসি Person to Institution Business Letter এর ক্ষেত্রে।

২. Person to Institution: আপনি যদি Institution to Person এর Format টা ভালভাবে বুঝে থাকেন, তাহলে Person to Institution Business Letter আপনার জন্য কোন ব্যাপারী না। তারপরও একটু ক্লিয়ার করি-

I. এই টাইপের Business Letter এর ক্ষেত্রে আপনার প্যাডের কোন প্রয়োজনীয়তা নেই। আপনি লেটারের শুরুতেই আপনার নিজের ফুল Address টা দিবেন। যেমনঃ

মোঃ সজীব
২১/১২ কাওরান বাজার
ঢাকা
ফোন: 017 17915
ইমেইল: [email protected]

II. কারেন্ট ডেট দিবেন। যেমন-

১০ সেপ্টেম্বর, ২০২০

III. যাকে লিখছেন তার নাম/ ডেজিগনেশন, কোম্পানির নামসহ পূর্ণাঙ্গ ঠিকানা। যেমনঃ

ম্যানেজার/ইনচার্জ/উপ-মহাব্যবস্থাপক
জনতা ব্যাংক লিমিটেড
জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা
১১০, মতিঝিল, বা/এ
ঢাকা-১০০০
ফোন: 02 984652
ইমেইল: [email protected]

IV. সংক্ষেপে বিষয় শিরোনাম দিয়ে লেখা। যেমনঃ

বিষয়: আপনার শাখায় একটি এলসি খোলার আবেদন।

V. সম্বোধন করা। এক্ষেত্রে কমা (,) ব্যবহার না করে কোলন (:) ব্যবহার করবেন। তবে, কমার ব্যবহার প্রচলিত। যেমনঃ

প্রিয় মহোদয়:/ মহোদয়: /Dear Sir:

VI. বডি। যদি আপনি আগেই এলসি খোলার আবেদন করে থাকে তাহলে সেই আবেদনের reference দিয়ে শুরু করবেন। যেমনঃ

In reference to my letter dated 29/08/2020 … … …

যদি এটা আপনার ফ্রেশ আবেদন মানে প্রথম আবেদন হয় তাহলে reference এর কোন প্রয়োজন নেই। বডিতে আপনি প্রয়োজনীয় সংখ্যক প্যারা করতে পারেন – কোন সমস্যা নাই।

তবে শেষ প্যারাটি হবে আপনার Concluding Para. এই প্যারাতে আপনি আসলে কী চান বা কী করতে হবে তা জানিয়ে শেষ করতে হবে। যেমনঃ

Under the circumstances, I request you to take necessary action in opening the L/C and oblige thereby.

VII. Business Letter টির Concluding Para লেখার পর প্রয়োজন অনুযায়ী লিখুন-

Sincerely, / ধন্যবাদান্তে, / আপনার বিশ্বস্ত, – ইত্যাদি।

VIII. Sincerely, / ধন্যবাদান্তে, / আপনার বিশ্বস্ত, – এর কেবলই নিচে সিগনেচার দিবেন। সিগনেচারের নিচে আপনার পুরো নাম দিবেন।

IX. ‘জ’ অংশ শেষ হয়ে যাওয়ার পর, আপনি যদি ম্যানেজার/ইনচার্জ/উপ-মহাব্যবস্থাপক কে প্রয়োজনীয় Attachment পাঠাতে চান তাহলে তা ক্রমানুসারে উল্লেখ করে দিবেন। যেমন-

Attachment:

1.
2.

X. এই Business Letter এ আপনার সিসি (কার্বন কপি) পাঠানোর কোন প্রয়োজন নেই।

এই হল আপনার ব্যাংকের রিটেন পরীক্ষায় আসা Business Letter এর Standard Format. উভয় ক্ষেত্রেই, প্যারাগুলো Left Alignment এ লিখবেন।

Business Letter বাংলা হোক আর ইংরেজি হোক Format এটাই। ভাষাটা হবে ফরমাল, বাহুল্যবর্জিত এবং To the Point.

এবার কথামত ব্যাংকের কোন শাখায় একটি এলসি খোলার আবেদনপত্র Person to Institution এর Format অনুযায়ী লিখে দিলাম।

প্রশ্নঃ আপনি মোঃ সজীব। জনতা ভবন কর্পোরেট শাখায় একটি এলসি খোলার জন্য একটি আবেদনপত্র লিখুন।

[এলসি (Letter of Credit): এক দেশ থেকে অন্য দেশে পণ্যসামগ্রী আমদানি করে মূল্য পরিশোধের বা রপ্তানি করে মূল্য গ্রহণের ক্ষেত্রে সবচেয়ে নিরাপদ মাধ্যম হলো ব্যাংক। আর ব্যাংকের মাধ্যমে বিদেশ থেকে পণ্য আমদানি বা বিদেশে পণ্য রফতানির যে প্রক্রিয়া সেটা হলো Letter of Credit বা এলসি। ]

উত্তরঃ

মোঃ সজীব
২১/১২ কাওরান বাজার
ঢাকা
ফোন: 01717 9758
ইমেইল: [email protected]

১৪ জুলাই, ২০২০

ম্যানেজার /ইনচার্জ /উপ-মহাব্যবস্থাপক
জনতা ব্যাংক লিমিটেড
জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা
১১০, মতিঝিল, বা/এ
ঢাকা-১০০০

বিষয়ঃ আপনার শাখায় একটি এলসি খোলার জন্য আবেদন।

মহোদয়,

যথাবিহিত সম্মান প্রদর্শনপূর্বক জানাচ্ছি যে, আমি মোঃ সজীব, পিতা-আ: মজিদ খান আপনার শাখায় একটি চলতি হিসাব নম্বর … … গত ৬মাস ধরে পরিচালনা করে আসছি। আমার হিসাবের বর্তমান স্থিতি … … টাকা (… … ডলার সমমান)। আপনার অবগতির জন্য জানাচ্ছি যে, আমি আপনার শাখার মাধ্যমে ০% (শুন্য) মার্জিনে শ্রীলঙ্কা থেকে ১০০ টন মসলা আমদানী করতে চাই। এ বিষয়ক সমস্ত প্রকার ব্যয় আমার উল্লিখিত হিসাব থেকে নির্বাহ করা হবে। ইতোমধ্যে শ্রীলঙ্কান রপ্তানীকারক প্রতিষ্ঠান মসলার দাম ও নমুনার বিবরণ দিয়ে এলসির মাধ্যমে মূল্য পরিশোধ করার শর্তে আমাকে Proforma Invoice প্রেরণ করেছে।

এমতাবস্থায়, শ্রীলঙ্কা থেকে ১০০ টন মসলা আমদানী করার জন্য আপনার শাখায় … … ডলার মূল্যের একটি এলসি খোলার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের অনুরোধ জানানো হল।

উল্লেখ্য যে, এলসি খোলার প্রয়োজনীয় কাগজপত্র এতদসঙ্গে প্রেরণ করা হল।

ধন্যবাদান্তে,

(মোঃসজীব)

সংযুক্তিঃ

১. শ্রীলঙ্কান রপ্তানীকারক প্রদত্ত Proforma Invoice;
২. Import Registration Certificate;
৩. Business Identification Number;
৪. Trade License;
৫. TIN Number;
৬. সর্বশেষ TIN Certificate;
৭. গত ৬মাসের ব্যাংক স্টেটমেন্ট;
৮. Voter ID Number.

আরও পড়ুনঃ

[All Question Taken By Arts]
[All Question Taken By AUST]
[10th to 40th BCS]
[বাংলাদেশ ব্যাংক AD প্রস্তুতি IBA VS Arts Faculty Final Suggestion]

এর পাশাপাশি Written এর প্রিপারেশন নিতে পারেন যদি, এনার্জি থাকে তবে।

[Bank Focus Writing এর টেকনিক]

ফেইসবুকে আপডেট পেতে আমাদের অফিসিয়াল পেইজ ও অফিসিয়াল গ্রুপের সাথে যুক্ত থাকুন। ইউটিউবে পড়াশুনার ভিডিও পেতে আমাদের ইউটিউব চ্যানেল সাবস্ক্রাইব করুন।